Работники в каждой компании должны обладать нужными навыками и способностями, чтобы справляться с поставленными задачами. Чтобы деятельность всего предприятия была эффективной и выгодной, руководство должно заботиться об оптимизации численности персонала. В фирме должно работать такое количество граждан, которое необходимо для оптимального функционирования предприятия. Поэтому нередко после тщательного анализа выясняется необходимость в увольнении, сокращении, переводе или найме сотрудников. Оптимизация может выполняться непосредственным руководством компании или представителями сторонних организаций, специализирующихся на этом мероприятии.
Понятие оптимизации
Оптимизация численности персонала на предприятии являет собой процесс определения количества работников, необходимого для эффективного и оптимального функционирования фирмы. Именно при таких условиях можно ожидать, что с минимальными затратами на оплату труда работников будет обеспечиваться прекрасная работа компании.
Оптимизация структуры и численности персонала позволяет определить лучшее соотношение затрат на оплату труда с эффективностью работы специалистов. Руководство разных компаний может пользоваться разными методами для реализации данного процесса, но итогом обычно выступает изменение количества сотрудников в фирме. Допускается оставлять количество наемных специалистов неизменным, но при этом выполняются переводы между разными структурными подразделениями.
Особенности процесса
Любой работодатель должен владеть информацией о некоторых нюансах, благодаря которым оптимизация численного персонала будет успешной:
- наиболее часто после выполнения данного процесса требуется внести определенные изменения в штатное расписание фирмы;
- нередко руководству приходится вовсе менять основные аспекты функционирования предприятия;
- в крупных компаниях оптимизация осуществляется непосредственными работниками фирмы, обладающими нужным образованием и знаниями;
- небольшие компании для выполнения процедуры привлекают представителей сторонних организаций.
Именно с помощью этого процесса фирмы могут определить, какое количество работников требуется, чтобы компания получала высокую прибыль с минимальными затратами на оплату труда наемных специалистов.
Какие достигаются цели?
Цели оптимизации численности персонала следующие:
- снижение затрат владельца бизнеса на оплату труда наемных специалистов;
- повышение квалификации сотрудников, так как они выполняют исключительно задачи, которые соответствуют их навыкам, образованию и квалификации;
- избавление от работников, которые не приносят какую-либо выгоду компании, причем практически на каждом предприятии имеются такие неэффективные работники, которые не желают улучшать показатели своей деятельности, а также не заинтересованы в развитии предприятия;
- улучшение организационной структуры фирмы, что обеспечивает легкость управления всеми работниками фирмы.
Хотя с помощью грамотно организованного процесса можно действительно достичь многочисленных значимых целей, важно доверять процедуру только опытным специалистам.
Последствия неграмотной оптимизации
Если оптимизация численности персонала не будет грамотно выполнена, то это может привести к негативным последствиям для предприятия. Руководство не сможет увидеть какие-либо преимущества процесса, а также это может привести к уменьшению прибыли от деятельности.
Если будут уволены или сокращены сотрудники, которые на самом деле являются важными и нужными для работы предприятия, то это станет причиной появления убытка, ухудшения имиджа фирмы или увольнения других работников компании. Поэтому процедура должна проводиться только опытными специалистами, которые предварительно тщательно проанализируют всех работников фирмы.
Когда требуется процедура?
Мероприятия по оптимизации численности персонала могут быть разными. Они выбираются в зависимости от причины проведения процесса. Наиболее часто требуется процесс в следующих ситуациях:
- компания тратит на оплату труда большого количества работников слишком много средств, но при этом прибыль от деятельности считается низкой;
- вносятся определенные корректировки в корпоративную культуру предприятия, причем некоторые сотрудники, являющиеся консерваторами, не могут изменить правила своей работы, что приводит к снижению эффективности их деятельности, а это становится причиной необходимости в поиске более лояльных и успешных специалистов;
- внедряются в производственный процесс разные технологии или оборудование, с которыми имеющиеся специалисты ранее не работали, поэтому существует вероятность, что они просто не смогут справляться с новыми задачами;
- за счет низкой прибыли руководство фирмы может принять решение прекратить работу в какой-либо сфере деятельности, поэтому прекращается необходимость в услугах некоторых специалистов, что приводит к сокращению должностей или штата.
Основной целью данного процесса выступает снижение расходов на оплату труда наемных работников и увеличение прибыли от деятельности предприятия. Но в процессе оптимизации численности персонала на предприятии необходимо учитывать причины ее проведения.
Формы проведения процесса
Существуют разные формы и виды оптимизации численности персонала. Они выбираются в зависимости от причины реализации процесса и особенностей изменения числа работников. Выбираются следующие формы процедуры:
- уменьшение количества расходов на оплату труда наемных работников;
- поиск новых сотрудников, обладающих высокой квалификацией, опытом и другими нужными навыками;
- реализация разных мероприятий, основной целью которых выступает увеличение квалификации имеющихся сотрудников или использование мотивации для улучшения результатов деятельности.
В зависимости от имеющейся формы и выбираются оптимальные методы.
Какие используются методы оптимизации численности персонала?
Для выполнения данного процесса руководство предприятия может воспользоваться разными методами. Как правило, прибегают к таким приемам:
- увольнение работников (возможно сокращение, а также увольнение по собственному желанию или на основании специального соглашения сторон);
- устранение из компании отдельных подразделений, которые не приносят прибыль;
- лизинг работников, аутсорсинг или аутстаффинг.
Выбор методов оптимизации численности персонала зависит от причин выполнения процесса, а также целей, которые должны быть достигнуты руководством предприятия. Далее рассмотрим каждый процесс подробнее.
Какие используются эффективные мероприятия?
Для оптимизации численности персонала все чаще начинают использоваться разные методики, обладающие высокой эффективностью и новизной для работодателей. К ним относится:
- Аутстаффинг. Он представлен процессом, во время которого выводятся работники за пределы компании. Они могут оформляться в другую фирму, выполняя прежние задачи.
- Аутсорсинг. Подразумевает вывод за пределы работы фирмы непосредственного рабочего процесса. Это приводит к сокращению расходов компании, а также к уменьшению количества работников.
- Лизинг работников. Он предполагает, что компания пользуется услугами наемного работника, не оформленного официальным образом. Предлагаются такие специалисты специальными лизинговыми компаниями на основании специфического соглашения. В течение определенного периода времени руководство организации оценивает способности и возможности специалиста. Если сотрудничество является успешным, то заключается бессрочный трудовой договор.
В России вышеуказанные методы оптимизации численности персонала в организации используются достаточно редко, но они эффективно применяются в западных странах, так как позволяют достичь поставленных целей с минимальными затратами и усилиями со стороны владельцев предприятия.
Правила сокращения численности сотрудников
Руководитель, который планирует провести оптимизацию, должен изучить определенные рекомендации специалистов, для чего им выбирается соответствующая профессиональная литература. Оптимизация численности персонала практически всегда связана с необходимостью сокращения численности сотрудников в компании. Это может быть связано с изменением направления работы, введением нового оборудования или другими факторами.
Для уменьшения количества работников могут использоваться разные способы:
- увольнение граждан путем составления мирного соглашения, с помощью которого сотрудники могут рассчитывать на получение хорошей компенсации;
- если требуется прекратить сотрудничество с сотрудниками, которые не справляются со своими основными задачами, поэтому их действия приводят к плохим результатам функционирования фирмы, то проводится аттестация, поэтому если выясняется по результатам данного процесса, что гражданин действительно не обладает нужными навыками и знаниями, то он увольняется за счет несоответствия занимаемой должности;
- сокращение штата или должности, но процедура должна выполняться на основании требований законодательства, поэтому все работники, с которыми будут расторгнуты контракты, оповещаются о планируемом процессе за два месяца, а также некоторые лица обладают преимущественным правом остаться работать в фирме;
- увольнение работников, которые регулярно нарушают трудовую дисциплину, так как при таких условиях они не приносят какой-либо прибыли фирмы, поэтому могут быть уволены в рамках привлечения к дисциплинарной ответственности.
Именно необходимость прекращать сотрудничество с наемными специалистами при оптимизации нормы численности персонала приводит к тому, что работники негативно относятся к этому процессу.
Причины наличия в компании ненужных работников
Оптимизация численности персонала практически всегда связана с необходимостью расторжения трудовых соглашений с разными работниками. Они могут не справляться с поставленными задачами или не могут работать в другой сфере деятельности. Выявить таких специалистов достаточно просто, но при этом важно знать, откуда именно они возникают в компании. К причинам появления лишних работников, которые не приносят компании какую-либо прибыль, относится:
- если в компании обновляется оборудование и технологии, то многие работники просто не могут справиться с этими предметами, причем обычно такая проблема возникает у людей после 45 лет;
- в фирме используются плохо составленные и непродуманные должностные инструкции, поэтому многие работники не понимают, какие действия включаются в их обязанности;
- весь офис не разделяется на какие-либо зоны и отделы, поэтому все сотрудники находятся в одном большом помещении, выполняя различные функции;
- руководитель фирмы является новичком в бизнесе, поэтому во время открытия предприятия он не сформировал грамотную организационную структуру;
- отсутствует в компании кадровое планирование, поэтому работники нанимаются стихийным образом, причем обычно это относится к предприятиям, где люди приглашают на работу своих родственников или друзей;
- в компании нет четкого разделения полномочий между всеми работниками фирмы;
- в каждом филиале главный руководитель может самостоятельно делать функциональные службы, что нередко приводит к неграмотной организации труда сотрудников;
- с работниками, которые должны выполнить временную работу, составляется стандартный трудовой договор;
- в компании появляется новое оборудование, для которого нужны новые сотрудники, а прошлые специалисты остаются в качестве помощников, хотя фактически не приносят какую-либо пользу компании.
Чтобы в будущем не столкнуться с необходимостью увольнения сотрудников, предприниматели должны ответственно подходить к подбору работников. Для сезонных или разовых работ желательно составлять срочные контракты.
Как выявляются лишние сотрудники?
Перед тем как провести оптимизацию численности персонала, необходимо установить причины ее проведения, а также выбрать оптимальные методы и формы. Обычно процедура требуется при выявлении большого количества работников, которые не приносят фирме какую-либо пользу. Определить их можно следующими способами:
- проводится кадровый аудит, позволяющий определить структуру работников по должностям, возрасту и иным критериям;
- сравниваются темпы роста затрат на оплату труда с темпом роста прибыли от деятельности фирмы;
- оценивается количество работников в фирмах-конкурентах.
Перед увольнением или сокращением работников следует оценить, принесет ли этот процесс положительный результат для работы предприятия.
Как выполняется процесс?
Если руководитель предприятия осознает необходимость в проведении оптимизации работников, то он может выполнить процесс самостоятельно или обратиться к профессионалам. Если выбирается классический подход к этому мероприятию, то выполняются следующие методы:
- директор фирмы определяет перспективные направления развития компании, а также цели, которые должны быть достигнуты за определенный период времени;
- выбираются формы и методы будущей оптимизации;
- реализуется выбранная процедура, для чего могут наниматься новые специалисты, а также увольняться или сокращаться текущие работники;
- пересматриваются все процессы, реализуемые в компании, так как причиной убытков могут выступать не только работники, не обладающие нужным уровнем квалификации, но и другие нюансы деятельности фирмы;
- составляется новое штатное расписание;
- вводятся новые должностные инструкции или иные документы, на основании которых трудятся специалисты.
Если в компании для уменьшения численности работников применяется сокращение, то работодатель должен подготовиться к значительным финансовым потерям, так как необходимо сокращенным работникам выплачивать выходное пособие.
Нередко получают даже бюджетные учреждения распоряжение по оптимизации численности персонала. Обычно это связано с низкой эффективностью работы такой организации.
Рекомендации работодателям
Если руководитель предприятия принимает решение воспользоваться оптимизацией, то желательно учитывать следующие советы:
- к увольнению каждого работника необходимо найти индивидуальный подход;
- работодатель должен подготовиться к недовольству со стороны работников;
- желательно пользоваться разными стимулами, позволяющими гражданам увольняться самостоятельно или с помощью составления соглашение сторон;
- при необходимости используется совместительство;
- если работник обладает хорошим опытом, но плохо справляется с новыми задачами, то целесообразно направить его на повышение квалификации, а не сразу заставлять увольняться.
Если в рамках оптимизации сотрудники будут уволены незаконно, то они могут обратиться в суд для восстановления в должности и получения от директора компенсации морального вреда.
Заключение
Реструктуризация и оптимизация численности персонала на предприятии являются сложными процессами, которые могут реализоваться в разных формах и видах. Их основной целью выступает минимизация расходов на оплату труда работников. Они могут заключаться в найме или увольнении разных работников.
Процедура может выполняться сотрудниками фирмы или специалистами сторонних организаций. Если планируется увольнение специалистов, то важно выполнять этот процесс с учетом требований законодательства, чтобы такое решение работодателя невозможно было оспорить.
