Деловое письмо – один из важнейших способов связи в деловом мире между представителями разных организаций. Оно характеризуется строгим, точным, официальным стилем.
Деловое письмо
Сейчас, в век Интернета значимость деловой переписки не уменьшилась, а просто сменила носители — с бумажных на электронные — и стала более быстрой. Поэтому крайне важно для каждого работающего, ищущего работу, а также для людей, занимающих руководящие должности, уметь правильно составлять различные виды деловых писем.
Тем более что это частично характеризует его как профессионала, расширяет возможности карьерного роста. Поэтому так важно для любого неравнодушного к своей карьере человека знать правила ведения деловой переписки и учитывать при этом ее различные виды. И содержание деловых писем, а также их качество будет зависеть от профессионализма корреспондента.
С помощью деловой переписки решаются вопросы, предъявляются претензии, обсуждаются контракты, обеспечивается сопровождение ценностей и документов.
Деловой стиль
Стиль деловых писем должен быть точным и не допускать вариантов толкования слов. Должна присутствовать строгая служебная субординация, даже если это письмо подруге. Допускается, и даже приветствуется, повторение (в ограниченном количестве) лексических штампов. Как правило, различные виды деловых писем освещают несколько вопросов, ограниченных деловой тематикой. Тон используется только нейтральный, не допускающий личностных оценок и неуместной эмоциональности.
Деловая переписка всегда официальна, она часто регистрируется и протоколируется.
Виды писем
Развитие бизнеса, информационных технологий влияют на деловое письмо и его виды, принуждая его принимать новые формы. На сегодняшний момент различают следующие виды писем:
- Коммерческой и деловой тематики. С помощью деловых решают вопросы экономические, организационные, правовые. Объем этих посланий — от нескольких строчек до нескольких страниц. Коммерческие решают проблемы продажи услуг или товаров и снабжения. Это запросы, оферты, рекламации.
- Письма, требующие ответа (такие как запросы, обращения, просьбы, рекламации, предложения) и не требующие (содержат уже описанные события и факты — сопровождения, приравниваемые к квитанции, подтверждения).
- Выделяют такие д
еловые письма: обычные и циркулярные – имеющие одного отправителя и несколько нижестоящих по карьерной лестнице адресатов. - Стандартной считается переписка, которая содержит готовые формы документов, образцы. Виды деловых писем, представленных таким образом, называют регламентированными. Если отправитель пишет послание от себя, то нерегламентированное.
- Когда в письме раскрывается одна тема, его называют одноаспектным, если несколько – многоаспектным.
- Отдельно позиционируют виды деловых писем, которые отражают индивидуальную информацию для адресата: поздравления, благодарности, соболезнования, рекомендации, сопровождения.
Содержание делового письма
- Обращение, призванное привлечь внимание, заинтересовать, установить уровень контакта. Обращение может быть по должности, по фамилии, имени и отчеству или обобщенное.
- Введение в суть письма, проясняющее цель или причину письма, заключающееся в описании, ссылке, благодарности, поздравлении, претензии и так далее.
- Основная часть (должна иметь любая деловая переписка). Виды деловых писем различных назначений содержат главную информацию, предложения, требования, приглашения, просьбу, приказ. Здесь содержатся логические обоснования, строго хронологическое изложение фактов, анализ проблемы, структурированные выгоды или возможные потери.
- Все виды деловых писем должны иметь заключение, состоящее из выводов, предложений, соглашений, отказов, предупреждений. Например, такие: напоминаем, предлагаем, просим, предупреждаем.
- Стандартные заключительные фразы, призванные настроить на дальнейшее сотрудничество, временное ограничение, возможный отказ. Также заключительное обращение подчинено системе социальных ценностей и приоритетов.
Рекомендации по написанию писем
1. Письмо должно быть грамотным и удобным для прочтения, не стоит нагромождать слова и употреблять лексические единицы, точное значение которых не известно.
2. Все виды деловых писем не должны быть слишком большими, лучше максимально сократить и структурировать информацию.
3. В процессе прочтения адресат должен ощущать уважение, индивидуальность письма, владение темой, позитивный настой автора.
4. Важно в процессе письма установить договоренности по времени, срокам, условиям контактов и договоров. Это можно сделать в виде списка вариантов или наводящих вопросов.
5. Тактичный и профессиональный, благожелательный тон письма обязательно настроит получателя на положительный и быстрый ответ.
Одна из составляющих успешного бизнеса – соблюдение правил деловой переписки, составляющей не менее 80 % от всей документации организаций. Строгое следование всем нормам подчеркивает юридическую ценность деловых писем и обеспечивает быстрое достижение коммерческих целей.
