Процесс управления состоит из пяти функций: планирование, организация, укомплектование персонала, руководство и контроль. Таким образом, контроль является частью процесса управления.
Контроль — это основная целевая функция управления в организации: процесс сравнения фактической эффективности с установленными стандартами компании. Каждый менеджер должен контролировать и оценивать деятельность своих подчиненных. Управленческий контроль помогает предпринять корректирующие действия со стороны руководителя в заданные сроки, чтобы избежать непредвиденных обстоятельств или финансовых потерь для компании.
Базовый процесс контроля включает три этапа:
- Установление стандартов.
- Измерение производительности в соответствии с этими стандартами.
- Исправление отклонений от стандартов и планов.
В рамках общего стратегического плана организации, руководители определяют цели для подразделений в конкретных, точных, оперативных терминах, которые включают планирование эффективности для сравнения с фактическими результатами.
Стандарты, с которыми будет сравниваться фактическая производительность, могут быть получены из прошлого опыта, статистических данных и сравнительного анализа (на основе лучших отраслевых практик). Насколько это возможно, стандарты разрабатываются на двусторонней основе, а не высшее руководство принимает решения в одностороннем порядке с учетом целей организации.
Зачем нужен управленческий контроль?
Если бы персонал всегда делал то, что лучше для организации, в контроле и менеджменте не было бы необходимости. Но очевидно, что люди иногда не могут или не хотят действовать в интересах организации и должен быть реализован набор мер контроля для предотвращения нежелательного поведения и поощрения желаемых действий.
Даже если сотрудники должным образом оснащены для того, чтобы хорошо выполнять свою работу, некоторые предпочитают этого не делать, поскольку индивидуальные цели и цели организации могут не полностью совпадать. Другими словами, отсутствует соответствие целей. В таких случаях необходимо предпринять шаги, чтобы повысить мотивацию и производительность работников.
Эффективная организация — это организация, в которой менеджеры понимают, как управлять и контролировать. Цель контроля как концепции и процесса состоит в том, чтобы помочь мотивировать и направлять сотрудников в соответствии с предназначенными для них ролями. Понимание процесса и систем управленческого контроля имеет важное значение для долгосрочной эффективности организации.
Без достаточного количества систем контроля, беспорядок и хаос могут сокрушить организацию. Однако если системы контроля «душат» организацию, она может пострадать от нехватки инноваций предпринимательства.
Неадекватный контроль реализации управленческих решений может привести к снижению производительности или повышению риска плохих финансовых результатов как минимум. В крайнем случае, если производительность не контролируется, результатом может стать организационный сбой.
Особенности эффективной системы управления
Эффективная система управления бизнесом — это интегрированный набор процессов и инструментов управления, которые помогают согласовать стратегию компании и годовые цели с ежедневными действиями, контролировать производительность и инициировать корректирующие действия.
Система управленческого контроля — это непрерывный процесс повышения эффективности путем установления индивидуальных и коллективных целей, которые соответствуют стратегическим целям организации, планирования эффективности для достижения этих целей, анализа и оценки прогресса и развития знаний, навыков и способностей людей. Система контроля должна быть сосредоточена на результатах.
Эффективная управленческая система имеет следующие особенности:
- Помогает в достижении организационных целей.
- Облегчает оптимальное использование ресурсов.
- Улучшает общую производительность организации.
- Мотивирует и повышает моральный дух сотрудников.
- Контроль также устанавливает дисциплину и порядок.
- Четко определенные и понятные показатели производительности.
- Обеспечивает будущее планирование путем пересмотра стандартов.
- Стратегические цели касаются всех уровней организации.
- Эффективный контроллинг сводит к минимуму ошибки.
- Усиление управления и вовлеченности сотрудников.
- Более быстрое достижение первоочередных целей.
Процесс управленческого контроля регулирует деятельность компаний таким образом, чтобы фактическая производительность соответствовала установленному заранее плану. Эффективная система контроля позволяет менеджерам избегать обстоятельств, которые приносят убытки компании.
18 функций управленческого контроля
Контроль в управлении — это любой процесс, инструмент или система, которые установлены для того, чтобы руководство имело возможность регулировать деятельность компании в соответствии с ее целями.
Контроллинг осуществляется на нижнем, среднем и верхнем уровнях управления. На каждом уровне контроль будет отличаться: высшее руководство будет задействовано в стратегическом контроле, среднее руководство — в тактическом, а нижний уровень — в оперативном контроле.
Ниже приведены функции контроля управленческих решений:
- Планирование стратегии. Процесс установления плана деятельности для достижения целей.
- Управление требованиями. Формальное документирование планов как требований и управление изменений этих планов при необходимости.
- Финансовый контроль. Мониторинг и учет бюджета компании.
- Управление производительностью. Процесс согласования ряда целей с работниками и оценка эффективности их работы в сравнении с этими целями.
- Контроль работы. Мониторинг сотрудников для повышения производительности, эффективности и качества работы.
- Управление программами и проектами. Внедрение изменений.
- Контроль рисков. Повторный процесс выявления, анализа и устранения риска.
- Контроль безопасности. Выявление и устранение угроз безопасности, и реализация способов снижения различных рисков.
- Контроль соответствия. Внедрение процессов, процедур, систем, проверок, измерений и отчетов в соответствии с законами, правилами, стандартами и внутренней политикой организации.
- Метрика и отчетность. Расчет и передача значимых измерений организационной деятельности.
- Бенчмаркинг. Повторный процесс сопоставления результатов с отраслью деятельности компании, конкурентами или современными лучшими практиками.
- Непрерывное улучшение. Процесс измерения результатов работы, улучшения их и измерения снова.
- Контроль качества. Обеспечение соответствия выходной продукции спецификациям. Например, внедрение процесса тестирования продуктов на производственной линии.
- Гарантия качества. Обеспечение качества — это процесс предотвращения будущих нарушений качества. Например, практика расследования первопричин всех сбоев для поиска улучшений производства.
- Автоматизация. Повышение производительности, эффективности и качества за счет автоматизации.
- Управление данными. Практика сбора информации, которая может быть полезна в будущем, а также анализ данных.
- Управление запасами. Регулирование и учет запасов, чтобы избежать нехватки или избытка.
- Управление активами. Контроль активов, таких как производственные объекты, инфраструктура, машины, программное обеспечение и интеллектуальная собственность.
Типы контроля и их характеристики
Организациям необходимы средства контроля, чтобы определить, были ли достигнуты их планы, и при необходимости предпринять корректирующие действия. Главные цели контроля управленческих решений:
- Адаптация к изменениям. Система управления может прогнозировать, отслеживать и реагировать на изменение условий окружающей среды.
- Минимизация ошибок. Продуктивный управленческий контроль и учет ограничит количество ошибок, возникающих в деятельности фирмы.
- Минимизация затрат и максимизация прибыли. Если организация управленческого контроля эффективно реализована, то сможет снизить затраты и увеличить производительность.
Предприятия устанавливают системы контроля в ряде различных областей и на разных уровнях управления. Ответственность за контролем управленческих решений обширна. Существуют разные классификации и характеристики данной функции управления. Одна из наиболее распространенных выглядит так:
- Предварительный контроль, также известный как контроль прямой связи, фокусируется на ресурсах, которые организация извлекает из окружающей среды. Он контролирует качество и количество этих ресурсов, прежде чем они поступят в организацию.
- Текущий контроль фокусируется на соблюдении стандартов качества и количества продукта или услуги в процессе преобразования.
- Итоговый контроль, также известный как контроль обратной связи, фокусируется на результатах организации после завершения процесса преобразования. Хотя итоговый контроль может быть не таким эффективным, как предварительный или текущий, он может предоставить руководству информацию для будущего планирования.
По другой классификации контроль подразделяется на две широкие категории — регулирующий и нормативный контроль, и внутри этих категорий есть несколько типов. Виды управленческого контроля приведены в следующей таблице.
|
Регулирующий контроль |
Нормативный контроль |
|
|
В следующих разделах описан каждый вид и подвид контроля в управленческой деятельности.
Регулирующий контроль
Регулирующий контроль вытекает из стандартных операционных процедур, что побуждает критику этого типа реализации управленческого контроля как устаревшего и контрпродуктивного. Подразумевается полный и тотальный контроль за всеми сферами деятельности организации.
Поскольку в последние годы предприятия стали более гибкими благодаря сглаживанию организационной иерархии и расширению границ, критики отмечают, что регулирующий контроль может, скорее, препятствовать достижению цели. Ключевым с точки зрения контроля организации управленческих решений является соответствие контроля организационным целям.
Бюрократический контроль
Бюрократический контроль проистекает из линий власти, которая зависит от позиции в организационной иерархии. Чем выше уровень подчинения, тем больше у человека будет права диктовать свою политику. Бюрократический контроль получил дурную славу, и отчасти справедливо. Организации, слишком полагающиеся на отношения цепочки командных полномочий, препятствуют гибкости в случае непредвиденных ситуаций. Однако есть способы, которыми менеджеры могут сделать компанию такой же гибкой и способной быстро реагировать на проблемы клиентов, как и любая другая форма организации управленческого контроля.
Как сохранить цепочку командования, одновременно обеспечив гибкость и быстрое реагирование в системе? Это именно тот вопрос, который должен решить бюрократический контроль. Одно из решений — стандартные рабочие процедуры, которые делегируют ответственность по иерархии в компании.
Финансовый контроль
Финансовый контроль регулирует ключевые финансовые цели, за которые менеджеры несут ответственность. Такие системы управленческого контроля распространены среди фирм, организованных как многократные стратегические бизнес-единицы (SBU). SBU — это продукт, услуга или географические линии, имеющие менеджеров, которые несут полную ответственность за прибыли и убытки. Они несут ответственность перед высшим руководством для достижения финансовых целей, которые способствуют общей прибыльности корпорации.
Данная категория контроля принятия управленческих решений налагает ограничения на расходы. Для менеджеров увеличение расходов должно быть оправдано увеличением доходов. Для руководителей отделов пребывание в рамках бюджета обычно является одним из ключевых показателей эффективности.
Таким образом, роль финансового контроля заключается в повышении общей прибыльности, а также в поддержании разумных затрат. Чтобы определить, какие затраты являются необходимыми, некоторые фирмы будут сравнивать результаты других фирм в той же отрасли, а затем осуществлять анализ управленческого контроля. Такой сравнительный анализ предоставляет данные, позволяющие определить, соответствуют ли затраты средним показателям по отрасли.
Контроль качества
Контроль качества описывает степень вариации процессов или продуктов, которая считается приемлемой. Для некоторых компаний стандартным является отсутствие дефектов, то есть отсутствие каких-либо изменений. В других случаях статистически незначимое отклонение допустимо.
Контроль качества влияет на конечный результат продукта или услуги, предлагаемой клиентам. Когда предприятие постоянно поддерживает отличное качество, клиенты могут рассчитывать на атрибуты продукта или услуги фирмы, но это также создает интересную дилемму. Чрезмерный контроль качества уже выпускаемой продукции, может снизить реакцию на уникальные потребности клиентов.
Нормативный контроль
Вместо того чтобы полагаться на стандартную политику и процедуры организации, как в предыдущих типах контроллинга, нормативный контроль управляет поведением сотрудников и менеджеров посредством общепринятых моделей поведения.
Нормативный контроль решает, насколько определенный тип поведения является правильным, а другой — менее подходящим. Например, смокинг может быть приемлемым нарядом для церемонии награждения американских бизнесменов, но совершенно неуместен на церемонии награждения шотландцев, где формальный килт в большей степени соответствует местным обычаям. Тем не менее никаких письменных норм относительно одежды принято не было.
Таким образом, разница между регулятивной и нормативной системой контроля управленческих решений состоит в формальности. Нормативный контроль – это неформальная система управления, в отличие от регулятивного.
Командный контроль
Такая организация контроля управленческих решений стала обычным явлением во многих компаниях. Командные нормы — это неформальные правила, которые заставляют членов команды осознавать свои обязанности перед коллегами.
Хотя задача команды обычно официально задокументирована, способы взаимодействия участников процесса обычно разрабатываются со временем, когда команда проходит через фазы роста. Даже руководство неофициально согласовано: иногда назначенный лидер может иметь меньшее влияние, чем неформальный лидер. Если, например, неформальный лидер обладает большим опытом, чем формальный руководитель группы, члены команды, скорее всего, обратятся к неформальному лидеру за указаниями, требующими определенных навыков или знаний.
Командные нормы имеют тенденцию развиваться постепенно, но однажды сформированные могут оказывать сильное влияние на поведение компании.
Организационный контроль
Нормы, основанные на организационной культуре, также являются типом нормативного контроля. Организационная культура включает в себя общие ценности, убеждения и ритуалы конкретной организации. Таким образом, контроль данного типа заключается в правильном согласовании норм и целей.
Формальные и неформальные системы управления
Ранее упоминалось, что регулятивный контроль и все его подвиды относятся к формальной системе управления, тогда как нормативный – к неформальной. Таблица ниже описывает отличия двух систем управления.
|
Формальная система управления |
Неформальная система управления |
|
|
|
Примером официальной системы могут служить правила и руководящие принципы, используемые отделом кадров в отношении таких функций, как наем и повышение квалификации персонала. |
Примером неформальной системы контроля может служить лояльность по отношению к организации и уважение организационной культуры как стиль поведения работников. |
Широкие категории регулятивного и нормативного контроля присутствуют почти во всех организациях, но относительный акцент каждого типа варьируется. Внутри регулирующей категории находятся бюрократический, финансовый контроль и контроль качества. В нормативной категории находятся командные и организационные нормы. Обе категории норм могут быть эффективными. Задача управления заключается в том, чтобы привести поведение сотрудников в соответствие с целями организации.
Следовательно, эффективный управленческий контроль может быть достигнут несколькими различными способами. Системы контроля предназначены для сбора данных и использования этой информации, чтобы помочь организации достичь своих целей. Система фокусируется на эффективности различных организационных элементов, от человеческой деятельности до финансовых результатов.
Установленная система контроля может принести реальную пользу компании — указать на проблемы, спланировать новые стратегии и обеспечить лучшую координацию между различными департаментами и подразделениями.
