Одной из современных тенденций в менеджменте является организация управления по типу горизонтальных связей. Для такой структуры характерно сокращение количества решений, которые принимаются в высшем звене, предоставление более широких полномочий работникам низших звеньев. В результате повышается оперативность реагирования на новые вопросы и ситуации. Однако такая система имеет и недостатки. Определенную трудность представляет подбор инициативного персонала, способного к самостоятельной постановке и решению задач.
Общее понятие
В любой организации должна осуществляться координация деятельности сотрудников и подразделений. Взаимодействие между ними и руководством определяет комплекс устойчивых связей, обеспечивающих слаженный механизм, координацию ролей и функций. Совокупность звеньев, находящихся на одном и том же уровне иерархии, составляет ступень управления.
Основными типами связей являются следующие:
- Горизонтальные связи управления. Это понятие характеризует отношения между одинаковыми по ступени управления подразделениями или членами предприятия.
- Вертикальные связи. Они соединяют различные иерархические уровни и формируют распределение полномочий. Их основное назначение – передача распорядительной (сверху вниз) и отчетной (снизу вверх) информации. Такой тип связей характерен для крупных по численности организаций. Примером идеализированного варианта может служить государственная система управления во времена СССР, построенная на основе федерализма и унитаризма.
Горизонтальные и вертикальные связи управления взаимодействуют в единой корпоративной среде. Первые способствуют укреплению вторых и помогают организации в целом стать устойчивее при внешних и внутренних изменениях. Задачами вертикальных связей является систематизация различных форм горизонтальных, передача распорядительной и отчетной информации, обеспечение стабильности.
Связи функциональные и линейные
Вертикальные и горизонтальные связи в организации могут быть линейными и функциональными. Первый тип характеризуется тем, что руководитель подразделения или организации осуществляет прямое управление подчиненными (вертикальная иерархия). Преимуществами линейной схемы управления являются следующие:
- четкость и простота постановки задач и контроля их выполнения;
- быстрое принятие решений;
- слаженность работы исполнителей.
К недостаткам относятся:
- управленческая и информационная перегрузка менеджера;
- необходимость наличия высокой квалификации у руководителя;
- недостаточная управленческая гибкость при изменяющихся внешних условиях.
При построении функциональных вертикальных и горизонтальных связей в организации управленческие решения принимаются на уровне совещательного характера. Наиболее простая схема, отражающая такой вид менеджмента, – двухуровневое разделение. Она может применяться только на мелких предприятиях. Каждое структурное подразделение (маркетинговый отдел, инженерно-техническая служба, производство, финансы и бухгалтерия, управление персоналом) имеет свой определенный ряд задач и функций, а его специалисты отвечают за узкую часть работы.
Линейно-функциональное управление
Существует также комбинированная линейно-функциональная схема менеджмента, которая сочетает в себе черты линейных и функциональных связей. Информация и решения от подразделений доводятся как через линейных руководителей, так и на уровне отдельных исполнителей и служб. Ее достоинствами являются:
- стимулирование профессионального роста в рамках структуры управления;
- высокий уровень компетенции функциональных менеджеров вследствие их специализации;
- улучшение согласованности работы в управлении персоналом, ресурсами, качеством, производством и в других областях;
- снижение количества повторяющихся функций у исполнителей разных подразделений.
К недостаткам такой схемы относятся:
- отсутствие качественных горизонтальных связей между структурами организации;
- риск возникновения разногласий в интересах и целях между подразделениями;
- необходимость введения дополнительного управленческого среднего звена руководителей;
- малая гибкость взаимодействия между работниками аппарата управления из-за наличия формальных процедур и правил;
- низкая заинтересованность в инновациях.
Применение такой схемы рационально в рамках мелких и средних организаций.
Дивизиональная схема управления
В крупных компаниях все чаще используется дивизиональный подход – продуктовая структура управления, при которой каждый из дивизионов производит товары или услуги, ориентированные на разные рынки. Функциональные службы и система горизонтальных связей существуют в рамках каждого дивизиона.
Менеджмент дивизиональных структур производится с помощью дополнительных промежуточных уровней. Рост вертикальной иерархичности с одной стороны помогает руководству компании сконцентрироваться на стратегических мероприятиях, а с другой – способствует противопоставлению общих целей целям отдельных дивизионов. Если материальные, финансовые, трудовые ресурсы распределяются между ними централизованно, то может возникнуть конфликт интересов.
Основные черты
Горизонтальные связи носят характер согласования, которое способствует продуктивному взаимодействию структур предприятия для решения возникающих между ними проблем. Они помогают развить у работников самостоятельность и инициативность. Однако не все люди готовы проявлять эти качества, поэтому существует определенная проблема в подборе персонала для осуществления такой схемы управления.
Горизонтальные связи в организации отражают уровень специализации деятельности работников и направлены на дифференциацию функций. Чем больше разновидностей работы, требующей специальных знаний и умений, тем более сложной становится система связей.
При описании такой структуры управления также применяют следующие понятия:
- Охват контролем – количество подчиненных, которые должны отчитываться перед одним и тем же руководителем.
- Функционализация – взаимодействие между менеджерами высшего, среднего и низшего уровня.
- Географическое разделение труда. Если в организации существуют региональные подразделения, то это значительно усложняет структуру вертикальных и горизонтальных связей. Затрудняется также координация действий и их контроль.
Горизонтальные связи служат своеобразным мотивационным ресурсом. Невозможно обеспечить всем сотрудникам организации вертикальный рост карьеры. Задачей горизонтальных связей в современной системе менеджмента является побуждение работника выполнять больше обязанностей в рамках подразделения и делать это на высшем уровне. В результате он может продвинуться по карьерной лестнице на следующую ступень иерархии.
Отличием горизонтальных связей служит то, что их невозможно точно формализовать, то есть описать правила взаимоотношений, распределение функций и ролей, так как они возникают между подразделениями и работниками, которые не находятся в прямом подчинении. В большинстве случаев для налаживания таких связей используются неформальные процессы, которые улучшают деятельность общей, формально построенной структуры.
Основные формы
Наиболее распространенными формами осуществления горизонтальных связей в структуре управления организации являются:
- прямые контакты между начальниками подразделений;
- переход сотрудников по горизонтали;
- формирование временных групп для решения конкретной проблемы или внедрения проекта;
- создание групп постоянного характера для устранения периодически возникающих вопросов;
- формирование дополнительных структур для интеграции и управления горизонтальными процессами;
- введение двойной системы ответственности в функциональной структуре управления. Руководитель проекта работает со специалистами, которые ему непосредственно не подчиняются. Ответственность распространяется на критические моменты, которые должны быть исполнены по определенной программе.
Прямой контакт руководителей
Примером прямого контакта руководителей может быть следующая ситуация. Заготовительный цех перевыполнил план. Другой цех, механосборочный, на данный момент не может справиться с таким объемом заготовок из-за большой загрузки. С помощью прямого контакта руководители этих двух структур решают между собой данную проблему без привлечения директора предприятия (создание складского задела в заготовительном цеху или на промежуточном складе).
Эта форма горизонтальных связей в структуре управления организацией является наиболее простой и наименее затратной. Благодаря такому подходу высшее руководство может сосредоточиться на решении более сложных, стратегических проблем. Однако могут возникнуть и такие случаи, когда решение двух руководителей может не соответствовать общим интересам компании. Например, в рассмотренной выше ситуации – это нарушение ритма выпуска продукции. Поэтому важно, чтобы была налажена четкая информационная связь.
Переход сотрудников
Горизонтальные переходы сотрудников между подразделениями являются более «экзотичной» формой, чем та, которая рассмотрена выше. Данная схема обычно реализуется в рамках повышения квалификации работников.
Такие переходы не только способствуют накоплению профессионального опыта и приобретению новых знаний и навыков, но и развитию неформального общения персонала, что способствует укреплению горизонтальных связей в организации. Возникшие вопросы чаще решаются при устном контакте, а не с помощью письменной формы общения (служебных записок и других видов должностных писем). Рекомендуется проводить такие переходы чаще, так как полученная работниками информация со временем устаревает.
Целевые группы
Целевые группы создаются в тех случаях, когда требуется обеспечение горизонтальных связей в организационной структуре между большим количеством подразделений. В этом случае прямые контакты практически не применимы. Такие проблемы обычно требуют решения на более высоком уровне и интеграции усилий специалистов из разных отделов и даже дивизионов.
Форма участия в целевой группе может быть различной: занятость в течение всего рабочего дня, его части или только в виде консультационной помощи. После решения поставленной задачи и расформирования группы ее участники возвращаются к своим прежним рабочим обязанностям. Для координации их работы разрабатывается регламент и план выполнения работ.
Постоянные команды
Если предыдущие формы взаимодействия оказываются неэффективными, то создаются постоянные группы, целью деятельности которых является решение часто возникающих вопросов. Их обсуждение может производиться с различной периодичностью – каждый день или раз в неделю.
Команды можно организовать на различных управленческих уровнях. Ее членами могут быть как ведущие специалисты, так и руководители подразделений. Чем больше разнородность задач, тем больше полномочий у команды и больше уровней управления, задействованных в ней. Структура постоянной группы может иметь формализованное описание в проекте.
Условия эффективности групп и связей
В менеджменте организаций выделяют следующие условия эффективности временных и постоянных групп:
- Мотивация сотрудников. Решение задач, поставленных перед группой, обычно воспринимается работниками как дополнительная нагрузка. Поэтому требуется либо освободить их от прежних функций, либо разработать систему поощрения. Опыт показывает, что частичное снятие рутинных обязанностей дает больший эффект, так как при этом не теряется связь с подразделением, в котором работает сотрудник.
- Определение линейных менеджеров, которые должны нести ответственность за решение проблем.
- Информационное обеспечение. Участие в выполнении задач должны принимать все заинтересованные подразделения.
- Наделение членов группы необходимыми полномочиями, чтобы была возможность привлечения к работе других специалистов.
- Рациональный подбор участников команды по иерархическому статусу в управлении организацией. Если между ними будет существовать барьер, связанный с большой разницей в служебном положении, то работа группы станет неэффективной.
- Сочетание горизонтальных и вертикальных связей. Горизонтальные процессы чаще всего используются для решения ежедневных проблем, а вертикальные – для стратегических.
- Опыт разрешения конфликтных случаев. При принятии решения в группе часто возникают ситуации, когда сталкиваются интересы разных подразделений. В таком случае должен происходить продуктивный обмен информацией для получения альтернативного варианта.
